Kawan Kobi berencana kuliah ke luar negeri? Atau sudah jadi mahasiswa yang kuliah di luar negeri? Pasti ada banyak hal yang perlu kamu persiapkan untuk dibawa dan dikirim, terutama masalah berkas dan dokumen ke kampus atau kedutaan.Â
Â
Bagi Kawan Kobi yang belum berpengalaman kirim barang ke luar negeri, pasti kamu bingung dan khawatir bagaimana cara kirim dokumen ke luar negeri. Nah, untuk memastikan dokumenmu bisa sampai dengan aman, yuk, simak tips dan cara kirim dokumen ke luar negeri yang lengkap dan mudah selengkapnya di sini!
Apa Saja Dokumen untuk Kuliah di Luar Negeri?
Kuliah di luar negeri tentu membutuhkan banyak administrasi dan dokumen yang perlu dipenuhi oleh calon mahasiswa. Meskipun setiap kampus memiliki ketentuan dokumen yang berbeda-beda, berikut ini beberapa dokumen umum yang perlu disiapkan sebelum kuliah atau pindah ke luar negeri, yaitu:
- Paspor: Dokumen identitas diri resmi yang berlaku secara internasional saat berada di luar negeri;
- Ijazah dan Transkrip Nilai: Dokumen resmi pendidikan terakhir yang telah diselesaikan yang wajib dilegalisir dan diterjemahkan ke Bahasa Inggris atau bahasa negara tujuan;
- Visa Pelajar: Izin resmi dari pemerintah negara tujuan untuk tinggal dan menempuh pendidikan dalam jangka waktu tertentu;
- Letter of Acceptance (LoA): Surat penerimaan resmi dari universitas tujuan yang menyatakan bahwa kamu telah diterima sebagai mahasiswa di kampus tersebut;
- Sertifikat Bahasa Asing: Sertifikat kemampuan bahasa asing seperti IELTS/TOEFL, JLPT, TOPIK atau TestDaF dari lembaga resmi;
- Surat Rekomendasi: Surat rekomendasi dari Dosen Pembimbing, Dekan, atau atasan kerja yang berisi penilaian karakter dan prestasi akademis;
- Essay/Motivation Letter: Esai pribadi yang menjelaskan alasan memilih jurusan/universitas, tujuan akademis dan karir, serta kontribusi di masa depan;
- Curriculum Vitae: Resume akademis yang memuat rekam jejak pendidikan, pengalaman organisasi, prestasi, serta pengalaman kerja/sukarela;Â
- Formulir Pendaftaran Universitas: Formulir fisik dari data diri dan pendaftaran program studi yang biasanya diisi lewat portal resmi pendaftaran kampus;
- Surat Keterangan Beasiswa: Surat resmi dari lembaga penyedia beasiswa yang menyatakan bahwa kamu adalah penerima sah beasiswa sebagai jaminan bahwa biaya studi dan biaya hidup ditanggung sepenuhnya oleh pihak sponsor;
- Dokumen Izin Tinggal: Izin tinggal sementara yang jadi bukti sah bahwa kamu berhak menetap selama masa studi berlangsung;
- Asuransi Kesehatan: Dokumen asuransi kesehatan yang menjamin perlindungan biaya medis jika kamu sakit selama studi di luar negeri;
- Bank Statement: Rekening koran sebagai bukti kemampuan finansial untuk membiayai studi dan biaya hidup selama di luar negeri.Â
Baca Juga Artikel Ini: 13 Rekomendasi Universitas Terbaik di Rusia Versi Kobi Buat Berbagai Jurusan!
Panduan Cara Kirim Dokumen ke Luar Negeri untuk Mahasiswa
Beberapa daftar dokumen di atas umumnya diminta oleh kampus untuk dikirimkan langsung bentuk hardcopy-nya.
Â
Jika kamu masih di Indonesia dan belum tahu cara kirim dokumen ke luar negeri, berikut langkah-langkah kirim dokumen ke luar negeri yang bisa kamu ikuti:
1. Rekap Daftar Dokumen Yang Akan Dikirim
Langkah pertama sebelum kirim dokumen ke luar negeri adalah pastikan kamu membuat daftar checklist yang berisi seluruh berkas yang diminta oleh kampus atau kedutaan. Catat dengan jelas apa saja detail dokumen yang diminta dan seperti apa format yang perlu dikirimkan.Â
Â
Hal ini sangat krusial dan perlu perhatian besar agar dokumen yang dikirimkan tidak salah dan ditolak. Dengan begitu, kamu tidak perlu bolak-balik kirim dokumen hingga menghabiskan biaya ongkir yang mahal.
2. Cari Tahu Regulasi Kirim Dokumen ke Negara Tujuan
Meskipun hanya kirim dokumen, setiap negara memiliki aturan pengiriman barang yang berbeda-beda. Kamu perlu mencari tahu apakah negara tujuan memiliki regulasi khusus untuk pengiriman dokumen.Â
Â
Cek peraturan Bea dan Cukai di setiap negara dan siapkan formulir yang diminta agar dokumenmu tidak tertahan di gudang bea cukai atau malah dikembalikan. Pastikan juga dokumen yang kamu kirimkan dikemas dengan amplop yang rapi, tahan air dan tidak mudah rusak.
3. Cek Alamat Lengkap Tujuan Pengiriman
Ketiga, untuk kirim dokumen ke luar negeri, jangan lupa tulis alamat penerima yang lengkap dan detail. Jika kamu mengirimkan dokumen ke kampus tujuan, pastikan untuk cantumkan nama departemen atau fakultas, nama gedung, nomor jalan, kota, provinsi, hingga kodepos yang akurat.Â
Â
Kode pos sangat penting karena jadi panduan utama bagi kurir untuk menemukan lokasi yang tepat. Kesalahan penulisan alamat bisa berakibat fatal dan membuat dokumenmu bisa berputar-putar atau bahkan hilang.
4. Tuliskan Kontak Hubung Yang Aktif
Selain alamat, sertakan juga nomor telepon dan alamat Email penerima yang aktif. Pastikan nomor telepon tersebut dilengkapi dengan kode negara yang benar agar memudahkan kurir untuk langsung menghubungi nomor tersebut jika alamat kurang jelas.
Â
Adanya kontak ini juga bisa memudahkanmu untuk mengetahui apakah paket sudah diterima atau belum di alamat tujuan.
5. Cek Estimasi Ongkir ke Negara Tujuan
Biaya kirim barang dan dokumen ke luar negeri memang tidak murah dan sangat tergantung pada jarak, berat, dan layanan kirim yang dipilih.
Â
Untuk mendapatkan ongkir yang terbaik, kamu bisa cek estimasi ongkir dari beberapa jasa ekspedisi.
6. Pilih Ekspedisi Yang Tepat dan Terpercaya
Dokumen untuk studi di luar negeri adalah dokumen yang sangat penting dan tidak bisa diserahkan ke sembarang jasa ekspedisi. Selain memepertimbangkan ongkir, pastikan juga kamu cari ekspedisi yang sudah memiliki jaringan global yang luas dan berpengalaman menangani pengiriman ke luar negeri seperti Lion Parcel.Â
Â
Lion Parcel memiliki layanan INTERPACK yang merupakan layanan khusus untuk pengiriman dokumen dan barang ke luar negeri hingga ke 51 negara. Cara kirimnya juga mudah, kamu bisa kunjungi website atau aplikasi Lion Parcel dan cek pengiriman ke negara tujuan. Setelah itu, kamu bisa menemukan daftar agen Lion Parcel terdekat yang bisa kamu datangi untuk menyerahkan dokumen yang akan dikirim.
7. Pantau Pengiriman Dokumen Secara Berkala
Setelah paket diserahkan ke jasa ekspedisi, jangan lupa untuk pantau posisi dokumen secara berkala. Simpan nomor resi yang didapat dari jasa ekspedisi lalu masukkan nomor tersebut di halaman cek resi ekspedisi.
Â
Dengan ini, kamu bisa mengetahui apakah dokumen sudah tiba di negara tujuan, sedang diproses di bea cukai, atau sedang diantarkan.
Baca Juga Artikel Ini: Penjelasan Lengkap Universitas Tsinghua: Biaya, Fasilitas, Jurusan Unggulan, Budaya!
Kesimpulan
Mengurus dokumen kuliah ke luar negeri memang butuh ketelitian ekstra, mulai dari pengumpulan berkas hingga mencari jasa ekspedisi yang aman. Agar persiapan studi di luar negeri berjalan lancar, kamu bisa lakukan bimbingan kuliah di luar negeri bersama Kobi Education yang siap mendampingimu hingga lolos ke kampus impian.Â
Â
Nah, untuk urusan pengiriman dokumen penting ke luar negeri, percayakan pada layanan INTERPACK Lion Parcel yang cepat, aman, dan terjangkau. Sebagai jasa ekspedisi yang tersebar luas di berbagai daerah di Indonesia, kamu bisa dengan mudah kirim dokumen ke luar negeri lewat agen Lion Parcel terdekat.
Â
Yuk, wujudkan mimpi kuliah di luar negeri lebih mudah! Selamat berusaha ya Kawan KobI!
Â
*) Artikel ini merupakan kerjasama antara Lion Parcel dan Kobi Education
